Es detallen algunes de les experiències més destacables en gestió de l'absentisme manifestades per les empreses i que s'han agrupat en huit categories.
- Definició d'un Índex d'Absentisme homogeni en totes les organitzacions, que els permeta comparar-se amb el sector a què pertanyen i amb empreses d'uns altres sectors.
- Mesurament de l'absentisme en tota l'empresa amb un índex d'absentisme homogeni, per cada centre de treball, per cada delegació i per cada departament, per tal d'identificar on es produïx l'absentisme en l'empresa i les diferències existents entre cada centre/departament. Una vegada identificades els centres amb major índex d'absentisme es fan plans d'acció concrets d'anàlisi i reducció de l'absentisme i es premien els centres amb menor índex d'absentisme.
- Aprofundir en les causes de l'absentisme a través del diagnòstic i no tant en els efectes. L'empresa diferència els diferents tipus d'absentisme: absentisme mèdic (contingència professional o comú), absentisme no metge, absentisme gestionable, absentisme no gestionable, l'absentisme previst i l'absentisme no previst. I dins d'estes causes, diferenciar l'absentisme per categories: llocs de treball, edat, gènere i per tipus de contracte.
- Es fixa un objectiu d'índex d'absentisme en cada delegació de l'empresa i es comuniquen oficialment i periòdicament a tota l'organització els índexs d'absentisme, promovent el missatge horitzontal.
- Anualment s'elabora en l'empresa un Pla de Gestió de l'Absentisme on es marca des de la direcció els objectius quant a índex d'absentisme, així com les accions a dur a terme per a aconseguir eixos índexs seguint el sistema de gestió de millora contínua. Es fa partícip a tots els empleats dels èxits aconseguits i si es reduïx índex d'absentisme respecte al trimestre anterior, cosa que es deixa de perdre en costos d'absentisme es repartix entre els treballadors del centre.
- L'absentisme deu ser considerat un tema prioritari en l'organització i han d'estar implicats tots els empleats de l'empresa: La direcció, direcció de RH, serveis mèdics, servicis de prevenció, comandaments intermedis, comités d'empresa i comités de seguretat i salut. Açò permet que existisca un coneixement en tota la companyia de la importància que té per a l'empresa l'absentisme i permet donar pes en la cadena de valor a l'absentisme i els seus costos.
- S'elabora un pla estratègic dirigit a la reducció de l'absentisme en l'empresa amb la implicació de la direcció i col·laboració del comité d'empresa amb dos objectius: Accidents Zero i reducció de l'índex d'absentisme per davall del 3%.
- Es crea un quadre de comandament d'objectius d'índexs d'absentisme alineats amb objectius d'empresa per cada gerent de zona i s'emmarca l'absentisme dins del compte de resultats de l'empresa.
- S'instaura el PLA EVOLUCIONA en la companyia, promovent en l'empresa que l'absentisme siga un tema prioritari i fomentar la intensitat en la gestió de l'absentisme.
- L'empresa promou un canvi cultural a través de la sensibilització i el màrqueting intern per a incorporar els hàbits saludables. El lema és: Pensant en TU Salut i la de LA TEUA família. Una vegada l'any l'empresa organitza la SETMANA SALUDABLE; on es fomenten els hàbits saludables en l'àmbit d'alimentació, de campanyes contra el tabac, deporte, per exemple, el dia de la Bicicleta, que consistix en què un dia a l'any els empleats acudixen al seu treball en bicicleta.
- S'establix un protocol d'actuació davant un accident de treball: Comunicació directa del treballador al mane superior. Una vegada que al mane li comuniquen que ha ocorregut un accident de treball, personalment trasllada tota la informació al Servici de Prevenció donant la seua opinió i es desplaça amb el treballador al centre d'assistencial de FREMAP. El tècnic de prevenció es desplaça in – situ a investigar l'accident de treball. S'investiguen tots els incidents, no només els accidents.
- Prevenció accidents in – itinere a través de la investigació, de campanyes de seguretat, rutes de transporte en l'empresa, cursos obligatoris de conducció per als vehicles comercials.
- Formació i Informació als treballadors per a evitar accidents: Que tots els empleats coneguen els accidents ocorreguts en l'empresa i puguen aprendre a evitar conductes errònies. Es publiquen butlletins que informen a tots els empleats tota vegada que ocorre un accident en l'empresa. Partint dels accidents ocorreguts s'implementa solucions de forma global en tota la companyia. En la prevenció de l'empresa busquen "fer per a les persones" no busquen només el compliment de la normativa.
- Identificació del "Gairebé Accident": Es tracta d'identificar situacions de treball insegures que puguen desembocar en un possible accident. Es fan reunions per departaments mensuals, on a partir d'esta identificació s'intenta previndre futurs accidents.
- Campanya "Aprenguem dels nostres errors": Consistix en l'observació de conductes insegures: Els propis treballadors observen el que fa el seu company. Tenen un check-list del no s'ha de fer per tractar-se de conductes perilloses. L'observació es fa de forma rotativa entre la plantilla.
- Programa "Evitar accidents": S'analitzen trimestralment els accidents ocorreguts i se'ls dóna formació pràctica als treballadors que hagen tingut eixos accidents; per exemple donar formació en manege de carregues, en els accidents d'esquena. Si el treballador repetix accident també repetix el curs.
- Benchmarking entre els tècnics de prevenció del propi grup d'empreses principalment quan l'empresa és internacional, amb reunions periòdiques i amb unificació de criteris en l'àmbit de grup i benchmarking en seguretat amb unes altres empreses externes.
- Programa de formació contínua i planificada anualment a comandaments intermedis, tenint en compte les noves incorporacions i rotacions, amb especial èmfasi en la gestió de l'absentisme: absències, seguiments, paper actiu del mane intermedie, el seu coneixement sobre els costos directes i indirectes de l'absentisme, l'impacte econòmic en l'organització de les baixes mèdiques.
- Fer partícip als comandaments intermedis en l'organització del treball del seu propi equip: Els comandaments intermedis estan implicats en el procés de selecció de persones i per tant estan implicats en la gestió de l'absentisme. Se'ls posen objectius de reducció de l'absentisme.
- Es consensua amb els comandaments intermedis un percentatge d'absentisme admés que implica la no contractació de substituts (no es té en compte ni l'accident de treball ni la maternitat). Es tracta de conscienciar al mane intermedie que ell gestiona l'absentisme del seu equip.
- Humanitzar la relació del mane intermedie amb el treballador, perfil conciliador, amb l'objectiu de sensibilitzar la relació del mane cap les persones del seu equip: gestionar mirant a les persones A més s'establir un protocol de benvinguda del mane intermedie cap el treballador que s'incorpora després d'una baixa mèdica, principalment després de baixes de llarga durada. Es tracta d'evitar la "barrera a la reincorporació".
- El paper dels comandaments intermedis és clau per a la difusió en la companyia de les bones pràctiques de cada centre de treball. Es fan trobades anuals entre els supervisors per a compartir i intercanviar experiències en gestió d'absentisme. També es fan trobades, jornades i fòrums entre comandaments intermedis.
- L'empresa fomenta la necessitat de recuperar valors. No mesurar l'absentisme com una cosa negatiu, és necessari mesurar el treball com una cosa positiva, mesurar al treballador quan està i no mesurar el seu treball quan no està. És a dir, mesurar la productivitat dels empleats per resultats, amb l'objectiu d'evitar l'absentisme de curta durada, el presentisme i l'absentisme emocional, motivant als treballadors a desenvolupar el seu talent en la companyia.
- Mesures de conciliació i Flexibilització: Alguns exemples d'estes mesures són: El Teletreball en aquelles empreses que el poden fer, el Pla Concilia, consistent en què permet donar flexibilitat horària (1 hora d'entrada i una altra d'eixida); escoles infantils en fàbrica o concertades, flexibilització en les reduccions de jornada i en la lactància; flexibilitat en les vacances; facilitar canvis d'alterne i excedències per atenció de familiars.
- Realització d'enquestes als empleats amb preguntes relatives al funcionament de la companyia, polítiques de l'empresa, ambiente laboral (una interna i una altra a través de consultores externes) per tal de conéixer l'opinió dels treballadors i establir plans d'acció per departament per a millorar el funcionament de l'empresa. Exemples de millora: horaris flexibles, mesos temàtics per als empleats (la vida és bona quan és saludable), acords amb diferents empreses per a empleats (guarderies, agències de viatges, etc.).
- Treball amb rotacions en diferents departaments i també amb rotació en els diferents llocs de treball, per a evitar la desmotivació en la realització de tasques rutinàries, motivar per plans de carrera. També s'utilitza la rotació quan es detecten problemes de lideratge o entre companys.
- Certificat EFR: Empresa familiarment responsable. És una iniciativa de la Fundació Més Família i acredita a les empreses que desenvolupen polítiques que permeten als seus treballadors conciliar la vida personal amb la familiar.
- Pla de benestar consistent a contractar un fisioterapeuta tots els matins a disposició dels empleats, amb pagament compartit per l'empresa i els empleats amb un preu mínim i un gabinet psicològic a disposició de tots els empleats abonat íntegrament per l'empresa.
- Premis al no absentisme. Alguns exemples d'esta pràctica són: MINUT AL DIA (es tracta de reunions de seguiment diàries entre els responsables amb els membres del seu equip per a valorar els resultats d'absentisme i els possibles incentius o premis per millora de resultat), Premie de fins dos dies de permís a l'any no recuperable (en funció de que absentisme individual estiga per davall del 0,5%), Premie "Zero Accidents" (consistent en 3 dies de lliure disposició).
- L'empresa no prima el no absentisme sinó que utilitza sistemes retributius lligats a la productivitat, a la sinistralitat laboral. Açò ha de ser visualitzat per tota l'empresa com un tema estratègic i que tinga un pes similar l'objectiu d'índex d'absentisme en l'empresa al reste d'objectius.
- Sistema de retribució variable a tots els empleats partint d'objectius de la companyia i individuals. Açò implica que es genera treball en equip per a la consecució d'eixos objectius.
- L'empresa té una prima que és (A + B) x C: estant A lligada a la productivitat, B a la polivalència i C és el factor corrector que és la taxa d'absentisme de cada treballador.
- Reducció de Complements voluntaris al subsidi d'incapacitat temporal: Per exemple en escala, així la primera baixa l'any es complementa. Si dins d'eixe mateix any té una altra baixa es complementa al 85% i si té una tercera baixa no es complementa. S'exclouen malalties cròniques.
- Empreses del qual major cost d'absentisme és el cost indirecte de la formació es treballa la polivalència entre les diferents àrees.
- Incentius en funció del 5% - 10% del salari lligats a les vendes i lligat a l'absentisme. Si el treballador té més de 3 dies d'absentisme per Contingència Comuna o per Accident de Treball l'any, no cobraria l'incentiu (si no s'han utilitzat les mesures preventives no es paga l'incentiu directament).
- Si l'índex d'absentisme en l'empresa disminuïx per davall del marcat per la companyia, es dóna una prima a tots els treballadors. Açò és, si la plantilla total de l'empresa aconseguix l'objectiu d'Índex d'Absentisme marcat per la companyia, aconseguixen entre 0 i 200 euros sempre que no hagen tingut individualment més de 2 absències l'any. Si l'Índex d'Absentisme de la companyia estiguera per davall de l'objectiu marcat, es percep més remuneració.
- Empreses amb diversificació de plataformes a escala nacional que tenen tota la direcció de l'empresa centralitzada des d'una delegació amb un control a distancia de l'absentisme fan un pla d'acció consistent a descentralitzar la gestió i nomenar personal de recursos humans per comunitats autònomes per tal de fer un millor control per províncies de l'absentisme. D'aquesta manera s'aconseguix implantar un sistema de gestió de recursos humans descentralitzat.
- Creació en el departament de recursos humans amb dos perfiles de lloc de treball : Una persona destinada a la gestió administrativa de les baixes mèdiques per tal de minorar el termini en el trasllat de la informació tant dels comandaments intermedis al departament de recursos humans com en l'agilitat en l'envie de les baixes a FREMAP i una altra persona destinada a gestió i seguiment de les baixes que reporta informes diaris d'absentisme a direcció.
- Es crea la figura del gestor de recursos humans. És una persona amb un perfil pròxim als empleats, que els coneix i així s'evita l'anonimat de la persona que està de baixa mèdica. A més es dedica al tracte amb treballadors designats especialment sensibles.
- L'empresa es marca uns objectius d'actuació davant l'absentisme que consistixen en: Done suport a l'empleat emmalaltisc; detectar a l'absentista amb reiteració de baixes de curta durada i finalment gestionar de les baixes de llarga durada i posterior reincorporació a l'empresa.
- Implicar a totes les àrees de l'organització en la gestió de l'absentisme, creant comissions que analitzen de forma individual la situació de cada treballador de baixa mèdica proposant accions concretes, per exemple: canvis de lloc, abonament de proves mèdiques pendents, citar al treballador per a entrevistar-se amb els membres de la comissió per a saber quins són les seues necessitats.
- L'empresa fa el seguiment de l'absentisme de tres formes:
- El dia a dia: A primera hora del matí es reunix la direcció amb els comandaments intermedis que informen de les absències el dia anterior.
- Mensualment: Es genera la competència entre les pròpies fàbriques quant a la disminució en l'absentisme.
- Els pics d'absentisme: En cas que es detecte un incremente de l'índex d'absentisme respecte a períodes anteriors es fa un grup de treball per a analitzar en l'últim any les causes i possibles solucions.
- Es controla en l'empresa l'absentisme presencial a través de la distribució a tots els empleats del codi de bones pràctiques en les s'informa al treballador de la prohibició de l'ús personal dels mitjans informàtics de l'empresa. Es valora mensualment el temps d'internet.
- L'empresa fa prevenció de l'absentisme pensant en el llarg termini a través de la medicina preventiva i la detecció precoç de possibles problemes de salut en els treballadors. Per exemple amb la realització de campanyes de vacunació, campanyes de prevenció de malalties greus (prevenció de glaucomes, osteoporosi), escoles d'esquena, campanyes de seguretat viària, formació ergonòmica, campanyes d'"Hàbits Saludables".
- Empreses que amb serveis mèdics propis té un doble objectiu, per un costat reduir els costos d'absentisme ja que els treballadors sol·liciten menys permisos per a acudir a les consultes mèdiques, i d'altra banda, l'empresa aconseguix un benefici social al treballador que té una segona opinió mèdica de la seua patologia. Es tracta d'afavorir la salut global de la companyia.
- El servei mèdic de l'empresa fa seguiment dels processos d'incapacitat temporal durant la baixa mèdica i posteriorment després de la incorporació dels treballadors en l'empresa. Està establit per conveni que el treballador de baixa mèdica si la seua patologia li ho permet ha d'acudir setmanalment al metge d'empresa.
- La direcció de recursos humans rep diàriament un reporte des del metge d'empresa que indica segons el seu criteri metge, la procedència o no de la incapacitat temporal del treballador de baixa mèdica. En eixe mateix informe rep el comparatiu mes a mes, del cost de la incapacitat temporal de cada treballador i els que han tingut baixes durant els mesos anteriors.
- Els treballadors té un benefici social, que és una assegurança mèdica privat. L'empresa abona una part i l'altra part el treballador.
- Concerts amb clíniques privades per a la realització de rehabilitació, sempre prescrit pel metge d'empresa i en patologies psicològiques es concerta amb Centres de Salut Mental.
- El servei mèdic d'empresa analitza i gestiona les incapacitats permanents, primer identifica les patologies cròniques i es posen des de l'empresa tots els mitjans necessaris, com ara informe metges, revisió per pèrits mèdics, etc. en suport i col·laboració amb el treballador que patix la malaltia per a la sol·licitud d'una incapacitat permanent davant la Direcció Provincial de l'Institut Nacional de la Seguretat Social.
